Verslag Algemene Leden Vergadering NKvB van 15 oktober 2022
Datum: 15 oktober 2022 aanvang 12.00 uur
Plaats: Kunststichting Hazart, Pimpelmees 2 3766 AX in Soest.
Bestuur: Klaas Pauw, voorzitter; Daan Meijer, secretaris; Marian Meerbeek en Godelieve Smulders, bestuurslid.
Aanwezig: Godelieve Smulders, Klaas Pauw, Daan Meijer, Marian Meerbeek, Leen Kessels, Marina van der Kooi, Loes Schellekes, Corrie van de Vendel, Dick Simonis, Henny van der Meer, John Sikking, Leni van de Band, Eddy Gheress, Mieke Kleinendorst, Ninette Koning, Jeroen Damen, Erica van Seeters en Marti van der Loo.
Afmeldingen: 25 leden hebben zich afgemeld voor de vergadering: Marieke Geerlings, Johan Sietzema, Wim Bakker, Ine van Son, Lia Versteege, Gonda van der Zwaag, Henk van Bennekum, Rob Schreefel, Irma van Koningsbruggen, Ada van Wonderen, Juul Rameau, Mieke de Waal, Rianne Schaaf, Wilma Bosland, Petra Boshart, Marti de Greef, Niels Lous, Merel Holleboom, Bert Gort, Melanie de Vroome, Marcel Prins, Maria Bemelmans, Sanne van Tongeren, Eleni Tzatzalos en Linda Verkaaik.
- Opening en welkom nieuwe leden; rondsturen presentielijst en afmeldingen.
De voorzitter opent de vergadering en verzoekt de aanwezigen de presentielijst te tekenen. De secretaris spreekt (wederom) zijn ongenoegen uit over het feit dat er, ondanks herhaald vragen om de af- of aanwezigheid bij de ALV vooraf schriftelijk kenbaar te maken, er zo weinig gereageerd wordt (18 aanwezigen, 25 afmeldingen op een totaal van 117 leden!)
In de afgelopen periode, sinds de Algemene Leden Vergadering van 26 juni 2022, zijn geen nieuwe leden toegetreden tot de Kring. Aanwezig en afmeldingen: zie hierboven.
- Goedkeuring notulen ALV van 26 juni 2022.
Corrie van de Vendel heeft een aanvulling op hetgeen staat vermeld onder agendapunt 7. Financiën. In de vergadering is door haar verwoord dat het langdurig onderbezet blijven van een bestuur formeel niet mag. En dus moet volgens Corrie het huidige bestuur alles in het werk stellen om de resterende plaatsen in het bestuur, waaronder die van penningmeester, vervuld te krijgen. Met boven genoemde aanvulling op de tekst kunnen de notulen worden goedgekeurd. Deze worden vervolgens vastgesteld. - Binnengekomen stukken en mededelingen.
De secretaris meldt dat bij twee afmeldingen voor de ALV aanvullende mededelingen zijn gedaan, welke hieronder onverkort worden weergegeven. De verslaglegging van de inhoudelijke discussie is weergegeven onder agendapunt 4 Evaluatie Soest en hoe verder?
Wim Bakker:
“Beste mensen, vanwege mobiliteitsproblemen kan ik as za niet aanwezig zijn. Ik wil wel mijn mening kenbaar maken over de Hazart ruimte.:
Ik denk dat het van het grootste belang is dat de ruimte beschikbaar blijft voor de kring. Het is een soort showcase en biedt leden ruimte om zaken te laten zien. Het lijkt mij wel belangrijk om daarnaast te zoeken naar andere expositiemogelijkheden. Je zou ook kunnen denken aan een terugkerend evenement in bijv. Pulchri. Daar is iets meer reuring is mijn idee. Dit en andere initiatieven zal financieel zwaarder zijn voor de kring. Ik zou het niet gek vinden om inschrijfgeld te koppelen aan deelname. Dat zou zelfs ook voor de ruimte in Soest kunnen gelden. De jaarlijkse structurele bijdrage hoeft dan mi niet verhoogd te worden.
Samengevat:
Motie : behouden Hazart: JA
Motie: inschrijfgeld m.b.t. deelname exposities: JA
Motie: Daarnaast andere expositiemogelijkheden: JA”
Rianne Schaaf:
“Beste mensen, ik moet bij een tentoonstelling van mij aanwezig zijn. Vind het erg jammer dat ik er niet bij kan zijn. Doordat alle vaste lasten flink omhooggaan en ik al hier en daar aan het bezuinigen ben, vind ik het onverantwoord om het lidmaatschap te verhogen vanwege de luxe accommodatie in Soest. Van mij mag het stoppen.” - Evaluatie Soest en hoe verder?
Hoewel agenda technisch onderscheid is gemaakt tussen het agendapunt 4 Evaluatie Soest en hoe verder en agendapunt 6 Financiën, blijkt in de discussie een dermate grote afhankelijkheid dat gezamenlijke verslaglegging onder dit agendapunt wordt gedaan.
Allereerst wordt opgemerkt dat de toezegging, gedaan in de vorige ALV, om de kascontrole commissie alsnog de cijfers van 2021 te laten controleren, in de praktijk niet is afgehandeld. Onduidelijk blijft waarom geen verdere actie is gepleegd nadat de voorzitter de nodige stukken had opgestuurd. Ten einde toch te voldoen aan de verplichting tot controle wordt op korte termijn een gesprek gepland tussen de voorzitter en de leden van de kascontrole commissie. De uitkomst daarvan zal als “post meeting remark” in het verslag van deze ALV worden opgenomen.
Zoals gezegd heeft de vraagstelling rond continuering van de afspraken met Soest alles te maken met de beschikbare financiën.
Met het huidige aantal leden wordt aan de inkomstenkant aan contributie afgerond zo’n € 16.000, - betaald. De inmiddels aangestelde coördinator (Barbara Houwers) betekent een kostenpost van € 6.000, - En de huur van het onderkomen in Soest kan gesteld worden op zo’n € 14.000, -. De gebruikelijke overige kosten gemakshalve even weglatend kan de conclusie getrokken worden dat inkomsten en uitgaven niet met elkaar in evenwicht zijn. Sterker, … je komt op jaarbasis duizenden euro’s te kort.
Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat bij de besluitvorming om een (betaalde ) coördinator aan te trekken, reeds is geaccepteerd dat de reserves van de vereniging voor dit doel eenmalig mogen worden aangesproken.
Met deze financiële constatering kun je in principe twee kanten uit: enerzijds kun je dit zien als een “solide” onderbouwing van de stelling: we moeten Soest als locatie opgeven, aangezien we in een neerwaartse financiële spiraal geraken. Anderzijds kun je dit als een aanmoediging zien om meer inkomsten/minder uitgaven te genereren omdat de eigen locatie talrijke mogelijkheden kent.
Een snelle verkenning leert dat alle aanwezigen de voorkeur uit spreken om in Soest te blijven, onder aantekening dat er op allerlei manieren extra geld moet worden gevonden om meerjarig weer een financieel opgaande lijn te krijgen.
Een mogelijke spelbreker in deze kan de energierekening zijn. Ons huidige energiecontract loopt volgens Jan tot halverwege 2023. Alom wordt de voorkeur uitgesproken om het huurcontract met Hazart met een jaar te verlengen maar wel met de mogelijkheid om vroegtijdig dit contract op te zeggen wanneer de energienota daartoe noodzaakt.
Het is goed om te constateren dat de huurprijs weliswaar per 1 januari 2023 wordt verhoogd naar € 1000,-- inclusief btw maar dat nog steeds geen sprake is van een marktconforme prijs.
In iets mindere mate een spelbreker maar de constatering dat halverwege de maand oktober nog vijftig leden hun contributie niet hebben overgemaakt baart toch wel enige zorg. Herhalingsfacturen zouden eigenlijk niet verstuurd moeten worden!
Talrijke suggesties worden gedaan om de uitdaging Soest tot een succes te maken. Een interessant voorstel is om een kleine brainstormgroep te formeren, die in samenspraak met de coördinator Barbara structuur probeert te vinden in de diverse voorstellen, waarbij wel sterk wordt aangedrongen op een focus voor de kunst. We zijn niet primair uit op geld maar willen de aandacht richten op de kunst. Staande de vergadering stellen Leen Kessels, John Sikking, Loes Schellekens, Henny van der Meer en Ninette Koning zich beschikbaar voor deze groep.
In willekeurige volgorde een aantal van de suggesties, geuit door leden van de Kring:
* naast exposities in Soest moet ook aandacht zijn voor expo’s elders, met name ook
voor de beeldhouwers met werk van enig (lees: groot en zwaar) formaat.
* geef ook ruimte tijdens exposities aan kunstenaars van naam (geen lid van de
Kring) als potentiële trekker.
* Laat deelnemende kunstenaars aan de exposities inschrijfgeld betalen.
* Focus meer op installaties en performances, beter aansluitend aan de wensen van
jongere kunstenaars.
* Richt in de kleine ruimte een winkel in waar klein werk kan worden verkocht.
* Organiseer workshops (in samenwerking met Jan en Ali).
* Maak pr-technisch gebruik van het feit dat tal van ex-Kringleden aantrekkelijke
exposities inrichten (denk aan Drechtoever bijvoorbeeld).
* Bezie de mogelijkheid van concerten in Soest in combinatie met expo’s en
* Maak gebruik van de mogelijkheden van subsidies.
* Investeer in relaties in Soest (andere verenigingen, wethouder, de regio).
* Laat ons belangrijkste erelid een tentoonstelling inrichten van haar werk.
* Verhoog de contributie naar zo’n € 250, - en accepteer een eventueel vertrek van
enkelen.
Belangrijke aanbeveling: maak op korte termijn een nieuwsbrief waarin voortzetting van de huurovereenkomst uit de doeken wordt gedaan, inclusief de mogelijkheid van ontbinden van de overeenkomst als gevolg van onacceptabel hoge energiekosten. Ook zal (boter bij de vis) er een oproep gedaan worden voor curatoren in 2023. Enige haast is geboden!
Sprekend over een nieuwsbrief: het verdient echt de nodige focus en laat eenieder zijn/haar bijdrage aanleveren aan Marian Meerbeek die als coördinator vanuit het bestuur optreedt. Zo voorkomen we dat informatie ontbreekt in een nieuwsbrief. Eenduidigheid!
Er ligt een aardige uitdaging op het bordje van het bestuur, de coördinator (met haar brainstormgroep), de curatoren en bovenal natuurlijk onze leden. We proberen de positieve sfeer uit de vergadering een vervolg te geven!
De voorzitter geeft aan dat vacature van penningmeester nog steeds niet is vervuld. Hij verklaart voorts dat hij het voorzitterschap gaat neerleggen en per 31 december as. het vrienden lidmaatschap beëindigt. Hij spreekt wel de bereidheid uit om tot einde van het jaar nog bestuursactiviteiten te willen ondernemen als steun aan het bestuur.
Hiermee wordt de spoeling wel erg dun. Wanneer geen nieuwe bestuursleden worden gevonden, bestaat het bestuur vanaf 1 januari 2023 nog maar uit drie personen te weten Daan Meijer, secretaris en twee kunstenaarsleden Marian Meerbeek en Godelieve Smulders.
Desgevraagd wil Daan Meijer het voorzitterschap op zich nemen, nadat de vergadering unaniem zijn benoeming accordeert.
In eerder genoemde nieuwsbrief zal een dringende oproep worden geplaatst voor de functie van secretaris, penningmeester en nog twee aanvullende kunstenaarsleden. Het bestuur gaat akkoord om de komende tijd met interim bestuurders te werken, waarop Dick Simonis zich bereid verklaard om de functie van interim secretaris tot het eind van het jaar te willen vervullen.
Godelieve overhandigt de vertrekkend voorzitter een fraaie bos bloemen.
- Financiën:
Zie de verslaglegging onder agendapunt 4 Evaluatie Soest en hoe verder? - Rondvraag
* Vanuit de vergadering wordt de vraag gesteld of de communicatie vanuit het bestuur met
de vrijwilligers in Soest verbeterd kan worden. Momenteel schort er het een en ander aan.
Desgevraagd verduidelijkt Edith van Spiegel (een van de vrijwilligers) het een en ander. Ook
het functioneren met de recent aangestelde coördinator (verantwoordelijkheden?) vraagt
om nadere details. De vers aangetreden voorzitter neemt kennis van de problematiek en
zal de gevraagde communicatie op gang proberen te brengen.
* Het voorstel wordt gedaan om rond de Kerst iets leuks te gaan organiseren voor de
vrijwilligers, maar ook voor geïnteresseerde leden van de Kring. Gedacht wordt aan een
buffet, waarbij Henny van der Meer de spil in de organisatie wordt. Het idee kan op de
nodige support rekenen en binnenkort wordt een datum geprikt.
* Het idee van de brainstormgroep is reeds beschreven in agendapunt 4
