Nederlandse Kring van Beeldhouwers

Notulen Ledenraadpleging 15-01-2012

Nederlandse Kring van Beeldhouwers

A08 Events

KNSM-laan 808 Amsterdam

Aanvang 10.30 uur

Voorzitter: Corrie van de Vendel

Notulist: Jannemieke Caspers

Aanwezigen:

Corrie van de Vendel (Voorzitter)

Dick Simonis (Secretaris)

Frode Bolhuis (Penningmeester)

Aanwezige Vrijwilligers:

Linda Asseper

Sylvia Schoonenberg

Hannie van der Made

In totaal 3 bestuursleden, 36 leden, en 3 vrijwilligers.

Afmeldingen:
27 leden en 1 vrijwilliger hebben zich afgemeld.

Opening

Corrie van de Vendel heet alle aanwezige van harte welkom op deze Ledenraadpleging. Een slechte timing aangezien ze ziek is. Een goede timing vanwege de grote opkomst; nu bij de vergadering, maar ook vanmiddag bij de brunch waar 70 mensen voor hebben aangemeld. Een derde opmerking over de timing gaat over de wijze van vergaderen. Er moeten vier punten in een korte tijd besloten worden, om de ALV op 26 februari goed te kunnen voorbereiden. Dat betekent dat de aanwezigen voor elk besproken punt gevraagd wordt of hij/zij wat wil zeggen, waarna alleen deze leden het woord krijgen. Overweeg goed wat je wilt zeggen. Het bestuur gaat ervan uit dat iedereen de stukken gelezen heeft. 
In de vorige vergadering (oktober 2011) is er een Werkgroep Bestuursstructuur ontstaan, bestaande uit Leni van den Band, Raymond Hirs en Henk Rusman, om verder te denken hoe het bestuur in te richten wil de Kring de komende tijd slagvaardig blijven. Henk Rusman zal na punt 3 in een samenvatting de uitkomst vertellen.

Punt 1

Niet-leden kunnen bestuursfuncties van de Kring op zich nemen, mits het aantal leden in het bestuur groter is dan het aantal niet-leden.

Corrie van de Vendel leest punt 1 voor aan de zaal. In de vorige vergadering leek het erop dat de meeste leden voor het toelaten van externe bestuursleden zouden zijn. Ze vraagt wie over dit punt wat wil zeggen.
Karen Santen en Frits Vanèn melden zich. Karen Santen vraagt wat er met werkende leden bedoeld wordt. Corrie van de Vendel antwoordt dat deze begrippen in de statuten zijn vastgelegd. Werkende leden zijn kunstenaars die lid zijn. Een seniorlid is een kunstenaar boven de 65 jaar. Vriendenleden zijn geen kunstenaars, maar wel lid. Ereleden zijn Hare Majesteit de Koningin, en nog een aantal anderen. Eerdere besturen hebben leden die 65 jaar werden benoemd tot erelid. Frits Vanèn vult aan dat dit al 20 tot 25 jaar niet meer gebeurt. Hij krijgt het woord. Hij geeft de complimenten aan het zittende bestuur. Frits Vanèn geeft aan dat het bestuur in het verleden al vaker gebruik heeft gemaakt van adviseurs en secretarissen van buiten de Kring. Hij is tegen het voorstel om niet-werkende leden met stemrecht, in het bestuur op te nemen. Het gaat tegen de doelstelling van de Kring in, namelijk: voor en door beeldhouwers.
Externen kunnen wel degelijk in het bestuur zitten, maar ze mogen geen stemrecht hebben, aldus Frits Vanèn. Een niet-werkende spreekt een andere taal. De Kring mag niet vervlakken naar een maatschappelijke of politieke taal, maar moet de specifieke taal van de Beeldhouwers behouden. Dat is de taal waar naar geluisterd moet worden. Dick Simonis reageert hierop. Het bestuur heeft juist om dit te voorkomen punt 2 opgenomen. Als werkende leden in de meerderheid zijn, is het uitgesloten dat de niet-werkenden te veel invloed hebben. Op deze manier houden de beeldhouwers het laatste woord. De voorzitter geeft aan dat stemrecht onder punt 2 valt, en stuurt aan op het stemmen over punt 1.
De leden die gemachtigd zijn om te stemmen namens afwezige leden worden geïnventariseerd. Thea van Vliet is door drie afwezigen gemachtigd. Het is echter maar mogelijk om 1 x gemachtigd te zijn, dus ze wordt gevraagd te kiezen voor het overbrengen van de stem van 1 afwezig lid (Ankie van de Kamp). Corrie van de Vendel brengt punt 1 in stemming. Niemand stemt tegen. Er zijn geen onthoudingen. Alle aanwezigen stemmen dus voor.

Punt 2

Vriendenleden (in de statuten: “kunstlievende leden” genoemd) kunnen deel uit maken van het Dagelijks Bestuur, mits het aantal werkende leden in het bestuur in absolute zin groter is dan het aantal vriendenleden en niet-leden bij elkaar.

Corrie van de Vendel vraagt wie van de aanwezige leden hierop iets wil zeggen: Riki Mijling en Frits Vanèn melden zich. Riki Mijling: als de Kringleden de beslissingen van het bestuur moeten goedkeuren, dan vindt ze het niet nodig dat de werkende bestuursleden in de meerderheid hoeven te zijn. Externen kunnen hun stemrecht laten gelden, omdat de leden in de vergadering het laatste woord over de bestuursbeslissingen hebben. Werkende leden hebben immers heel weinig tijd dus moet de Kring blij zijn met niet-werkende leden die het bestuur willen leiden, aldus Riki Wijling.
Corrie van de Vendel reageert hierop. Deze gedachte klopt niet aangezien het bestuur mandaat heeft van de leden om te handelen en beslissingen te nemen. Per jaar neemt het bestuur vele beslissingen waar de leden niets van weten. Deze beslissingen zijn bepalend voor de richting, aannames, en handelingen. De leden hebben een controlerende functie over het bestuur. Punt 2 is opgesteld om te zorgen dat niet-werkende leden niet hun invloed kunnen laten gelden op werkende leden. 
Frits Vanèn is van mening dan de drie functies van het Dagelijks Bestuur (voorzitter, penningmeester, secretaris) niet ingevuld mogen worden door niet-werkenden. De vereniging is voor en door kunstenaars en beeldhouwers hebben een hele specifieke invulling. Als je het Dagelijks Bestuur vervangt door niet-kunstenaars, verlies je deze specifieke invullingen. Uit de zaal wordt een tegenargument opgeworpen: beeldend kunstenaars zijn goed in hun vak, maar lang niet allemaal in leiding geven e.d. Daar zijn anderen wellicht beter in, dus waarom daar juist geen gebruik van maken.
Dick Simonis geeft een voorbeeld van een mogelijke tussenoplossing: Henk Rusman is verantwoordelijk voor het penningmeesterschap, maar de praktische invulling wordt door iemand extern gedaan.
Henny van der Meer-Sikking geeft aan het met Frits Vanèn eens te zijn. De voorzitter moet een werkend lid zijn omdat die richting geeft en visie op de beroepspraktijk bezit. Ze stelt voor om het voorzitterschap los te koppelen van de andere functies. Corrie van de Vendel vraagt om reacties uit de zaal. Thea van Vliet geeft aan dat het een goed idee is, maar vraagt zich af of het wel haalbaar is. Het voorzitterschap is veel werk en het blijkt dat er weinig tot geen werkende leden zijn die dit op zich willen nemen. Yke Prins zegt uit ervaring te weten hoe zwaar het is om voorzitterschap en werken als kunstenaar te combineren. Kunstenaar zijn is deze tijd zwaarder geworden, waardoor het nog moeilijker is om dit te combineren met het voorzitterschap. Ze stelt voor om een voorwaarde aan punt 2 toe te voegen: de voorzitter zal een werkend lid zijn, tenzij niemand zich aanmeld, dan wordt het een niet-werkend lid. Simon Nusmeier is het eens met Yke.
Het bestuur neemt even een minuutje om te overleggen met het Dagelijks Bestuur. Corrie van de Vendel bedankt de leden voor de inbreng en vult punt 2 aan:

Vriendenleden (in de statuten: “kunstlievende leden” genoemd) kunnen deel uit maken van het Dagelijks Bestuur, mits het aantal werkende leden in het bestuur in absolute zin groter is dan het aantal vriendenleden en niet-leden bij elkaar, en mits er geen werkend lid zich heeft aangemeld voor 1 van de 3 functies.

Corrie van de Vendel vraagt om te stemmen. Er zijn geen stemmen tegen, en geen onthoudingen. De aanwezigen leden zijn dus voor.

Punt 3

Iedere bestuursbeslissing wordt genomen met instemming van de meerderheid van het aantal werkende leden.

Corrie van de Vendel vraagt wie van de aanwezige leden hierop iets wil zeggen: Yke Prins en Frits Vanèn melden zich. Yke vraagt of het wel werkbaar is als niet-leden zich als bestuursleden heel erg inzetten, veel werk verzetten en niet mogen beslissen. Ze vindt dat je misschien ook het vertrouwen moet geven. Ze stelt voor om een clausule toe te voegen: tenzij er niet genoeg werkende leden zijn, dan moet de Kring hen het vertrouwen geven. 
Frits Vanèn merkt op dat als er zo weinig leden op vergaderingen komen en er zo weinig betrokkenheid is, dat het besturen dan ophoudt. Misschien is het opheffen van de vereniging dan de enige waardevolle invulling. Frits Vanèn wil een einde maken aan deze situatie. Het is een dikke crisis. Als er geen betrokkenheid is, is het jammer. Alle leden zijn mede verantwoordelijk. Je kunt niet alles delegeren en je verlaten op andere instellingen. Het is een kwalijke zaak. Hij is van mening dat de leden moeten kiezen: we gaan door en laten de meerderheid van de beeldend kunstenaars een rol vervullen, of we stoppen ermee. "Mijn zorg is dat het overgenomen wordt door de burger. En daar ben ik tegen." Je moet kunnen spreken uit de ervaring van een kunstenaar in het vak. De rol van de beeldende kunstenaar in onderhandelingen in de maatschappij wil hij versterken. Ze hoeven je niet te verstaan, ze moeten je verstaan. Maar als iedereen zegt; ik heb het te druk, dan is het jammer. Yke merkt op dat de meerderheid in het bestuur nog altijd is nog altijd kunstenaar is.
Corrie van de Vendel geeft inzicht in de gang van zaken in het maken van beslissen van bestuur.
Beslissingen worden genomen door aanwezigen op de bestuursvergadering. Als alle werkende bestuursleden ziek zijn, dan zouden de niet-werkende bestuursleden de beslissingen kunnen nemen. Om dit te voorkomen heeft het bestuur punt 3 geformuleerd. Misschien is het goed om de manier van beslissen officieel in statuten vast leggen. Als punt 3 nu geaccepteerd wordt, dan wordt het nemen van een besluit in de bestuursvergadering uitgesteld tot de werkende leden in meerderheid aanwezig zijn. 
Henny van der Meer vraagt of er geen onderscheid gemaakt kan worden in grote en kleine beslissingen. Corrie van de Vendel wil daar over nadenken. Joop Haring is van mening dat er veel te zwaar aan dit punt getild wordt. Hier moet een bestuursmaatregel voor gemaakt worden, binnen het bestuur. Het bestuur kan dit onderling oplossen door te bellen, of te mailen. Bert van Loo geeft aan dat er in het bestuur consensus moet zijn over alle besluiten die er toe doen. "Als je geen consensus kan bereiken, dan heb je geen bestuur." Als er verdeeldheid is, dan functioneert het bestuur niet goed. Dick Simonis reageert hierop. In praktijk zal het ook allemaal zo gaan, maar de Kring zal het officieel moeten vastleggen, om te voorkomen dat het anders zal gaan. Joop Haring is van mening dat het vooral gaat om angst.
Corrie van de Vendel leest punt 3 voor en vraagt iedereen te stemmen. Resultaat: 1 stem tegen, 3 onthoudingen. Punt 3 is aangenomen.

Punt 4

Er wordt gestreefd naar een betaalde functie voor een uitvoerend coördinator.

Henk Rusman krijgt het woord, namens de Werkgroep bestuursstructuur (bestaande uit Leni van den Band, Raymond Hirs en Henk Rusman). Veel punten die nu tijdens de ledenraadpleging behandeld zijn komen terug in de resultaten van de werkgroep. De werkgroep is gevormd naar aanleiding van de ledenvergadering in oktober 2011. Het bestuur heeft hen de opdracht gegeven nieuwe mogelijkheden van de bestuursstructuur te onderzoeken.[1] De werkgroep heeft aanbevelingen aan het bestuur gedaan in de vorm van een stappenplan:

Stap 1: Een vereniging voor en door leden loslaten.

In de aanbevelingen is sprake van een kernbestuur bestaande uit zeven leden. Vier ledenbestuurders en drie externe bestuurders. Uit hun midden worden drie leden benoemd voor het Dagelijks Bestuur. De vier overige leden zijn naast bestuurslid, coördinatoren van de verschillende werkgroepen. De vrijwilligers die werkzaam zijn in de vereniging worden aangestuurd door de betreffende coördinatoren. Voor het werven van externe kandidaten zijn profielschetsen gemaakt. Het betreft de werkgebieden: expositie & PR, Cultuurbeleid/belangenbehartiging en secretaris.
Tot nu toe hebben zich de volgende mensen gemeld:
- Ronald Kraayeveld (ex hoofdredacteur Tableau); wil aantreden als bestuurslid
- Arlette Geerlings (projectleider Erasmus Academie, dochter Marieke Geerlings); wil aantreden als bestuurslid
- Cornelis van Houwelingen (psychiater / onderzoeker); wil zich inzetten voor fondsenwerving (partner Lidia Palumbi)
- Peter Sombogaart; wil helpen met de ANBI status (Algemeen Nut Beoogde Instellingen)
De werving loopt nog via internet (o.a. Cultuurnet en Vrijwilligerswerk Centrale Amsterdam). Er hebben zich inmiddels alweer twee kandidaten gemeld voor een bestuursfunctie waar nog gesprekken mee plaats zullen vinden.
Corrie van de Vendel vult aan dat Ronald Kraayeveld, Arlette Geerlings en Cornelis van Houwelingen tijdens de brunch verwelkomd zullen worden.

Stap 2: Op weg naar verdere professionalisering

Bij stap 2 in het proces van bestuursverandering is aanbevolen te werken naar een betaalde functie van een uitvoerend coördinator. Deze functie zal nog verder omschreven en uitgewerkt moeten worden maar is bedoeld om het bestuur veel uitvoerende werkzaamheden uit handen te nemen. De uitvoerend coördinator fungeert als spil tussen bestuur en werkgroepcoördinatoren. We denken aan een parttime functie op HBO niveau. De kosten zullen € 25.000,- op jaarbasis zijn. Op dit moment kan de vereniging deze lasten nog niet dragen. Als tussenoplossing is voor gesteld de post Diensten Derden in de begroting op te nemen om hiermee het bestuur meer financiële mogelijkheden te bieden de uitvoerende werkdruk te verlagen en overstijgend bestuur/verenigingswerk uit te besteden, zoals omschreven in het Huishoudelijk reglement.

Deze punten zijn eigenlijk al in stemming gebracht. Uit de zaal wordt benadrukt dat deze functie van uitvoerend coördinator een zware functie zal zijn. Het belangrijk dat goed aan te pakken. Hoe gaat de werving e.d.? Corrie van de Vendel beaamt dat, en is blij dat er meteen meegedacht wordt.
De aanwezigen geven de werkgroepleden een groot applaus. Het bestuur bedankt hen met een cadeau en is blij met het werk dat verricht is.
Joop Haring vraagt hoe het met de fondsenwerving zal gaan. Corrie van de Vendel zegt dat Cornelis van Houwelingen een voorstel heeft gedaan om sponsors, die zich voor langer termijn aan de Kring willen binden, te zoeken. Op de ALV 26 februari 2012 zal daar verder op worden ingegaan.
Frits Vanèn is tegen het verhogen van de contributie en vooral tegen ‘het te verwachten ledenverlies’. Hij vindt het asociaal, oncollegiaal en onrechtvaardig dat een bestuur van te voren al verwacht dat er leden zullen weggaan bij een contributieverhoging. Over de mogelijke dekking met eigen kapitaal wil hij wel meer horen. De sponsorgelden lijken hem prima.
Corrie van de Vendel reageert. Ze geeft aan dat het een overweging is om de coördinator te kunnen betalen. Het bestuur hoort van verschillende kanten hoe moeilijk het is om voor sommige kunstenaars het hoofd boven water houden. Daarom is het bestuur van mening dat een mogelijk verlies aan leden als gevolg van mogelijke contributieverhoging opgenomen moet worden. Verder is dat nog niet besloten en is deze ledenraadpleging ook niet het moment om daarover te beslissen.
Joop Haring denkt dat je de contributie zou moeten verdubbelen om de coördinator te kunnen betalen, ‘dus daar komt het voorlopig niet van’.
Corrie van de Vendel brengt punt 4 in stemming. Resultaat: 5 tegen, 2 onthoudingen. Punt 4 is aangenomen.

Corrie van de Vendel sluit de vergadering af. Ze bedankt de aanwezigen en vraagt ieder de aanwezigenlijst van de vergadering in te vullen. De overige zaken zullen aan bod komen op de ALV 26 februari 2012. Iedereen wordt uitgenodigd om naar de brunch te gaan.

Bijlage bij de notulen van de Ledenraadpleging d.d. 15 januari 2012
Twee Kringleden (Titia Eggen en Coen Vernooij) hebben schriftelijk op de punten voor de ledenraadpleging gereageerd, omdat ze niet aanwezig konden zijn. Hun commentaar is vanwege de tijd niet ingebracht tijdens de vergadering. Omdat de punten wel ter zake zijn worden ze als bijlage bij de notulen opgenomen.
Wat betreft het aanstellen van een uitvoerend coördinator brengt Titia in:
- Wanneer het verschil in honorering (tussen bezoldigde functie en vrijwillige inzet, CvdV) te groot wordt en de balans zoek is, kan het echt mis gaan
- Ik wil hier wel  een scheiding aanbrengen tussen mensen die veel en bijna dagelijks iets doen voor de Kring en anderen die ad hoc iets doen
- Bovendien zal er goed moeten worden gekeken naar de verhouding van het werk van de betaalde coördinator en de niet betaalde werkgroepen/bestuursleden
Naar aanleiding van de aangedragen mogelijkheden om het lidmaatschap aan te scherpen brengt Titia in:
- Hertoetsing is goed middel om de boel wakker te houden
- Training is een goed aanbod vanuit de Kring en kan nieuwe leden aantrekken en leden enthousiasmeren

Coen Vernooij brengt het volgende in:
- Bij het laatste punt van C over het vergroten van de professionaliteit etc. zou ik willen zeggen: brandt daar je vingers niet aan en begin gewoon een nieuwe kleine vereniging met een grote mate van professionaliteit. Ik zou niet graag die her ballotage verrichten van de huidige leden. 


[1] Deze opdracht was:
De werkgroep gaat binnen één maand een plan schrijven met daarin de volgende punten:
- Wat is de ideale getalsmatige verhouding ledenbestuurders en externe bestuurders?
- Welke bestuursfuncties kunnen externen bekleden of kunnen uitsluitend door ledenbestuurders worden ingevuld?
- Hoe worden deze externen aangetrokken?
- Wat wordt er van hen verwacht (mogelijkheden, capaciteiten en tijd)?
- Wie zijn deze externe bestuursleden (namenlijst)?
- Wanneer beginnen zij met hun bestuurswerk?