Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen.
Hoe lang je je administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in je administratie. Bepaalde onderdelen van je administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet je denken aan:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij je op.
Uitzondering
In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kun je met de Beastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kun je afspraken maken over:
- de vorm waarin je de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.
Let op!
De kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kun je dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan de bewaarplicht. Wel kun je, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:
- Je zet alle gegevens over.
- Je zet de gegevens inhoudelijk juist over.
- Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
- Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- Je zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Het is verstandig om, voordat je tot conversie overgaat, je plannen aan de Belastingdienst voor te leggen. Laat je (een deel van) je administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over je onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.
