Rapportage Werkgroep Bestuursstructuur
Leni van den Band, Henk Rusman en Raymond Hirs
De werkgroep bestuursstructuur heeft van het Dagelijks Bestuur de opdracht gekregen een plan te schrijven en de volgende punten uit te werken en te onderbouwen; zoals omschreven in het verslag van de bijzondere ALV 23 okt. 2011:
- Wat is de ideale getalsmatige verhouding ledenbestuurders en externe bestuurders?
- Welke bestuursfuncties kunnen externen bekleden of kunnen uitsluitend door ledenbestuurders worden ingevuld?
- Hoe worden deze externen aangetrokken?
- Wat wordt er van hen verwacht (mogelijkheden, capaciteiten en tijd)?
- Wie zijn deze externe bestuursleden (namenlijst)?
- Wanneer beginnen zij met hun bestuurswerk?
De probleemstelling is dat er veel bestuursleden nodig zijn om de bestuurstaken te kunnen vervullen naast een kunstenaarspraktijk, er moeten negen stoelen gevuld worden, daarnaast nog leden voor de werkgroepen.
Huidige Bestuursleden
Samengevat kan uit bovenstaande structuur opgemaakt worden dat:
4 van de 9 bestuursfuncties bezet zijn. Als vervanging zullen er per februari twee functies binnen het D.B. opnieuw bezet moeten worden t.w. die van penningmeester en secretaris. Van de 6 werkgroepen er 2 goed functioneren t.w. ballotage, redactie/ web. En 4 t.w. expositie, P.R., cultuurbeleid en vrijwilligers niet of onvoldoende bezet zijn.
De huidige opzet van de 9 leden van het Bestuur werkt niet meer omdat er onvoldoende leden gevonden kunnen worden die bereid of in staat zijn om een bestuursfunctie op zich te nemen. Je kunt stellen dat alles leerbaar is, blijft echter de vraag of het past in deze tijd van professionalisering. Een oplossing kan gevonden worden in het werven van externe bestuurders /vrijwilligers.
Aanbeveling:
Je kunt niet verwachten dat vernieuwingen in kort tijdsbestek doorgevoerd kunnen worden. De weg naar professionalisering zien we als een geleidelijk proces in stappen, waarbij deze aanbevelingen een aanzet kunnen zijn. Titia Eggen heeft ons een bestuursstructuur toegestuurd van de Stichting Ateliers Maastricht. Hier komen we in stap 2 op terug.
STAP 1 Een vereniging Voor en Door leden loslaten
Wat is de ideale getalsmatige verhouding ledenbestuurders en externe bestuurders
In de nieuwe bestuursstructuur zou sprake kunnen zijn van een kernbestuur bestaande uit zeven leden. B.v. vier ledenbestuurders en 3 externe bestuurders.
Welke bestuursfuncties kunnen externen bekleden of kunnen uitsluitend door ledenbestuurders worden ingevuld
Het bestuur kies uit haar leden een voorzitter, secretaris en penningmeester; zij vormen het Dagelijks Bestuur. Het D.B. delegeert de werkzaamheden en bewaakt de doelstellingen van de vereniging. Het Dagelijks Bestuur kan uit leden en externe bestuurders bestaan. De juiste persoon op de juiste plek. De vier overige bestuursleden treden op als coördinatoren van de verschillende werkgroepen. Alleen leden hebben stemrecht.
Er worden vier werkgroepen gevormd t.w.:
werkgroep Ballotage
werkgroep Expositie & PR
werkgroep Cultuurbeleid/belangenbehartiging
werkgroep Redactie & web
De vrijwilligers zijn werkzaam in de diverse werkgroepen en worden aangestuurd door de betreffende coördinatoren.
Hoe worden deze externe bestuurders aangetrokken
Momenteel vindt een werving plaats voor drie externe bestuursleden voor de vakgebieden Expositie & P.R., Cultuurbeleid/belangenbehartiging en een secretaris.
- Kringleden werven informeel binnen eigen netwerk. De leden: Raymond Hirs, Marco Goldenbeld en Stephanie Rode zijn benaderd en gaan actief werven.
- Verder kunnen nog stappen genomen worden via internet o.a Vrijwilligerscentrale Amsterdam. . www.vca.nu
- Plaatsing op site NKvB
- Advertentie in kunstblad of dagblad
Namen van mogelijke kandidaten worden doorgegeven aan de werkgroep
Hoe worden deze externen benaderd
Refererend aan het informele contact worden de kandidaten schriftelijk benaderd, met als bijlage de profielschets van wat we zoeken. Na ± twee dagen wordt er telefonisch contact opgenomen en gevraagd of de persoon geïnteresseerd is en zich kan herkennen in één van de profielschetsen. Zo ja, wordt een afspraak gemaakt voor een mondeling gesprek voor verdere toelichting.
Wat wordt er van hen verwacht (mogelijkheden, capaciteiten en tijd)
Algemeen profiel bestuurder / vrijwilliger:
Het dragen van bestuurlijke verantwoordelijkheid voor deze taak.
Affiniteit hebben met de beeldhouwkunst.
Bereid zijn om zijn/haar kennis/ervaring in te zetten voor de vereniging.
Goed kunnen samenwerken.
Kunnen aanvoelen wat er in de vereniging leeft en wat leden belangrijk vinden.
Specifieke kwalificaties: secretaris
Het dragen van bestuurlijke verantwoordelijkheid voor deze taak
Goede teamspeler en soepel in de omgang met anderen
Taken kunnen delegeren naar de juiste persoon
Mensen kunnen aansturen en overzicht houden
Vlotte pen
Redelijke beheersing Engels
Bereid en in staat zijn voor deze werkzaamheden ± 5 uur per week vrij te maken
Specifieke kwalificaties: bestuurder expositie en P.R
Het dragen van bestuurlijke verantwoordelijkheid voor deze taak
Kennis en ervaring op het gebied van het organiseren van tentoonstellingen
Het coördineren en delegeren van activiteiten naar werkgroepen
Contacten leggen met fondsen en instellingen en het initiëren van nieuwe projecten
Bereid en in staat zijn voor deze werkzaamheden ± 4 uur per week vrij te maken
Specifieke kwalificaties: bestuurder beleid en belangenbehartiging
Het dragen van bestuurlijke verantwoordelijkheid voor deze taak
Kennis en inzicht hebben in de kunst- en overheidssector
Het coördineren en delegeren van activiteiten naar werkgroepen
Goede contacten onderhouden met andere verenigingen en overlegorganen
Het in kaart brengen van de problematiek van het vak en het ontwikkelen van beleidspunten voor politieke lobby
Bereid en in staat zijn voor deze werkzaamheden ± 4 uur per week vrij te maken
Resultaten werving externe bestuurders
Op 25 november heeft de werving van externe deskundigen geresulteerd in drie positieve reactie. Waarvan één persoon zitting neemt in het bestuur en twee personen de vereniging gaan ondersteunen bij de uitvoering van werkzaamheden. Dit zijn:
Ronald Kraayeveld > Neemt zitting in het bestuur
Cornelis van Houwelingen > Sponsorwerving
Peter Sombogaart > Aanvraag ANBI status
Als werkgroep realiseren we ons dat de resultaten nog niet voldoende zijn om de voorgestelde bestuursstructuur volledig te bezetten. Wel kunnen deze personen een positieve bijdragen leveren in het proces van bestuursveranderingen die nodig zijn.
STAP 2 Op weg naar verdere professionalisering
Zoals eerder aangegeven heeft Titia Eggen ons het bestuursmodel van de Stichting Ateliers Maastricht toegestuurd. Vertaald naar onze vereniging zou de bestuursstructuur er als volg uitzien
Dagelijks bestuur: Leden benoemd door de algemene ledenvergadering. Delegeert uitvoerende werkzaamheden naar directeur/coördinator
Directeur/coördinator: Is de centrale spil van de vereniging. Het aanspreekpunt van de vereniging. Hij/Zij is de centrale figuur die van alle zaken op de hoogte is en overlegt met alle partijen, zowel D.B. als werkgroepen
Werkgroepen: Leden bijgestaan met eventueel externe deskundigen
Vrijwilligers
Directeur/coördinator : Is een betaalde functie.
Tot slot:
Of stap 2 haalbaar is kunnen we moeilijk inschatten. Het houdt wel in dat de nodige middelen door de vereniging gegenereerd moeten worden om de lasten van een betaalde functie af te dekken. We hopen dat de leden constructief meedenken en -werken aan het proces van bestuursveranderingen. Met als uitgangspunt dat de vereniging voldoende bestuurskracht herwint om zijn doelstellingen te realiseren.
